紙質(zhì)檔案
存在的問題
“民警同志，我今年80歲了，想開一張我父母的戶籍證明?！?/p>
“我爸爸前兩年過世的，我要查他60年代戶口遷出的記錄，好像是住過南昌路還是襄陽路那里的，我不確定?！?/p>
“你看，這些60年代的戶口登記簿內(nèi)頁都發(fā)黃、發(fā)脆了，還能撐多久真不好說?！?/p>
這些紙質(zhì)戶籍檔案帶來的困擾，要如何破解？
目前，檔案保存以紙質(zhì)為主。紙質(zhì)檔案在整理歸檔、調(diào)閱、查詢時(shí)有諸多不便。居民們?cè)谵k理檔案業(yè)務(wù)時(shí)，通常會(huì)遇到耗時(shí)太久的問題。
于是，上海市公安局徐匯分局就率先啟動(dòng)紙質(zhì)戶籍檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目。
查閱歷史戶籍檔案數(shù)字化應(yīng)用優(yōu)勢(shì)明顯
由于轄區(qū)內(nèi)解放前興建的舊式里弄、花園洋房眾多，戶籍人口遷移變化大，新舊居民出于房產(chǎn)、征信、政審等各種用途前來辦理業(yè)務(wù)，使得徐匯公安分局湖南路派出所的歷史戶籍查檔量一直居高不下。
“傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢時(shí)，需要居民提供詳細(xì)地址和準(zhǔn)確姓名，還需要人工費(fèi)時(shí)翻閱查找，像我們轄區(qū)很多老房子，同一個(gè)地址下往往有好幾家甚至是十幾家人家，翻閱查找難度就更大了。”公安綜合窗口民警嚴(yán)曉韞說。
一旦家庭成員在幾個(gè)地址間多次遷移的，居民要開具家人遷出證明，民警只能隨著他的戶口遷移軌跡逐本翻閱。尤其對(duì)于年代久遠(yuǎn)，被查詢?nèi)艘呀?jīng)過世，后代又不甚了解詳細(xì)地址的情況，光通過一個(gè)姓名，要查詢到信息更是難上加難。
而電子檔案是通過前期掃描紙質(zhì)檔案，產(chǎn)生高清像素圖片，存入存儲(chǔ)設(shè)備。用戶查詢時(shí)輸入需求，后臺(tái)算法通過對(duì)存儲(chǔ)電子檔案進(jìn)行識(shí)別，得出針對(duì)性的查詢結(jié)果。
電子檔案的應(yīng)用減輕了窗口工作人員需要離開工位、手工檢索查找等負(fù)擔(dān)，大大縮短了居民等待的時(shí)間，加快了窗口的辦事效率
不僅如此，紙質(zhì)檔案因保存年代久遠(yuǎn)后，不可避免會(huì)出現(xiàn)發(fā)黃、變脆、破損、甚至裝訂散架等情況，而在每次翻閱查找過程中，又極易造成新的、不可逆的損壞。
紙質(zhì)檔案的保存還需要一定的溫度、濕度，保存條件較為嚴(yán)苛。電子檔案并不會(huì)隨著時(shí)間流逝而發(fā)生物理變化，保存更加完整持久，反復(fù)查閱不會(huì)受損。紙質(zhì)檔案量只會(huì)越存越多，對(duì)保存的空間要求也會(huì)越來越大，不僅如此，還要安排專門的人員保管。而電子檔案對(duì)空間的要求極小，在電腦設(shè)置密碼等有效的方法下，可以妥善地保證電子檔案的安全性和保密性。
貼近實(shí)戰(zhàn)研發(fā)數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)
項(xiàng)目全程把控質(zhì)量，嚴(yán)守安全底線。
加裝監(jiān)控探頭，遠(yuǎn)程監(jiān)控加工流程
徐匯分局全流程把控?cái)?shù)據(jù)錄入質(zhì)量，嚴(yán)守安全底線，優(yōu)先選擇有涉密資質(zhì)的加工單位并簽訂保密協(xié)議，通過“雙機(jī)著錄、一機(jī)校驗(yàn)”全面確保數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確性。而無紙化只是數(shù)字化的第一步，能夠隨時(shí)調(diào)取這2000余萬頁信息的平臺(tái)才是決定工作成敗和服務(wù)成效的關(guān)鍵。
徐匯分局專門研發(fā)了B/S網(wǎng)絡(luò)版數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，提供檔案檢索、圖像調(diào)閱、庫藏統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)導(dǎo)出、用戶管理等功能服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)原始戶籍檔案的電子調(diào)檔查詢。
提升服務(wù)體驗(yàn)助力數(shù)字轉(zhuǎn)型
針對(duì)1984年以后的戶籍檔案都是個(gè)人頁的問題，電子檔案查詢系統(tǒng)中還添加了顯示前后各5頁的功能，能夠盡最大可能顯示一家人家的戶籍檔案，方便查詢。如遇到檔案頁面原始字跡模糊，還可放大縮小進(jìn)行辨認(rèn)，并增加了打印功能，大大方便了工作人員和民警隨時(shí)查檔調(diào)閱。
通過姓名、身份證、同住人等多種維度查檔，切實(shí)解決了居民因年代久遠(yuǎn)、記憶模糊導(dǎo)致的來回往返查詢舊檔案的老大難問題；同時(shí)也消除了派出所綜合窗口入駐街道服務(wù)中心、檔案室因與窗口分離導(dǎo)致民警調(diào)檔不便的困擾，放大了內(nèi)部“放管服”效能，市民滿意度和民警工作效率成倍提升。
原模式
現(xiàn)模式
目前，徐匯分局應(yīng)群眾申請(qǐng)開具戶籍證明查檔日均350余次，核查戶籍相關(guān)材料查檔日均200余次，查詢用時(shí)從原先10至20分鐘縮短至5分鐘以內(nèi)，大大提升了工作效率。
戶籍檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，使得原由查找年代、地址的人工閱檔形式邁向從身份證、居住人、鄰居等多維度電子搜查方式的轉(zhuǎn)變。不僅切實(shí)解決了居民因年代久遠(yuǎn)、記憶模糊導(dǎo)致來回往返、多地查詢的老大難問題，打通了徐匯公安政務(wù)服務(wù)與群眾的“最后一公里”。
值班編輯：徐聞、金朝
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