畢業(yè)生檔案管理辦法

（修訂）

隨著我院辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦學(xué)類型逐步增加，畢業(yè)生人數(shù)逐年增多，畢業(yè)生的檔案管理工作日益繁重，為了更好地把畢業(yè)生檔案管理工作做好，根據(jù)上級(jí)主管部門要求及我院實(shí)際，特制定本辦法。

一、檔案整理

1、提供檔案材料的部門應(yīng)在6月底前把材料準(zhǔn)備好，提供給各系（院）集中整理；

2、專科畢業(yè)生檔案必須有入學(xué)檔案（高中、中專檔案）、成績(jī)

單、畢業(yè)生登記表、就業(yè)報(bào)到證副本、體檢表；衛(wèi)生類畢業(yè)生加裝實(shí)習(xí)報(bào)告。

3、中專畢業(yè)生檔案必須有入學(xué)檔案（檔案卡或?qū)W籍卡）、成績(jī)

單、畢業(yè)生登記表、報(bào)到證副本。

4、三二轉(zhuǎn)段畢業(yè)生檔案必須有入學(xué)檔案（檔案卡或?qū)W籍卡）、成績(jī)單、畢業(yè)生登記表、報(bào)到證副本、體檢表；衛(wèi)生類畢業(yè)生加裝實(shí)習(xí)報(bào)告。

5、《畢業(yè)生登記表》的填寫，要嚴(yán)格按照“填表說明”的要求填寫，填表時(shí)間統(tǒng)一填為每年7月1日，在“學(xué)校組織意見”欄內(nèi)蓋系（院）黨支部公章，最后到校企合作與就業(yè)指導(dǎo)中心蓋章，再裝入畢業(yè)生檔案袋。

6、每屆畢業(yè)生的檔案袋編號(hào)由校企合作與就業(yè)指導(dǎo)中心統(tǒng)一編

制公布。

二、檔案驗(yàn)收

1、畢業(yè)生離校前，各系（院）將集中整理好的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)交校企合作與就業(yè)指導(dǎo)處驗(yàn)收。確實(shí)不合格的檔案要報(bào)告不合格原因（缺少何種材料、是系部原因還是學(xué)生本人原因），不合格檔案退回所在系（院）繼續(xù)整理。

2、嚴(yán)格控制不合格檔案數(shù)量。不合格檔案超過3%的系（院）將在年終考評(píng)中適當(dāng)扣分。

3、嚴(yán)格按照檔案袋封面材料名稱和順序?qū)⒋鼉?nèi)材料排序。

4、填寫畢業(yè)生檔案袋封面。在相應(yīng)的位置填寫“檔案編號(hào)、姓名、性別、系、專業(yè)、生源地（具體到區(qū)縣）”，并對(duì)照原始檔案材料在“件數(shù)”欄內(nèi)標(biāo)明具體數(shù)量。

5、將學(xué)生檔案材料裝入對(duì)應(yīng)的檔案袋中，并再次核對(duì)，防止漏放、錯(cuò)放。

6、各系（院）將檔案以附表中檔案號(hào)按大中專分類分別排序。

三、檔案的寄送

1、已簽約的畢業(yè)生檔案直接寄送至用人單位；

2、已簽約，但用工單位不接收的檔案可寄送至生源地人事部門，或由學(xué)生直接辦理人事代理手續(xù)；

3、靈活就業(yè)或未就業(yè)的畢業(yè)生檔案寄送至生源地人事部門，或由學(xué)生直接辦理人事代理手續(xù)；

4、升學(xué)的畢業(yè)生檔案由所在系（院）提供詳細(xì)通信地址，由校企合作與就業(yè)指導(dǎo)中心統(tǒng)一寄發(fā)至錄取學(xué)校；

5、報(bào)到期內(nèi)，畢業(yè)生檔案可以申請(qǐng)暫留系（院），也可以由學(xué)生直接辦理人事代理手續(xù)；

6、除不合格檔案外，畢業(yè)生檔案不辦理留校手續(xù)。

7、寄送回生源地的檔案，由校企合作與就業(yè)指導(dǎo)中心統(tǒng)一按各生源地政策要求分裝轉(zhuǎn)遞。

四、工作要求：

1、各系（院）上報(bào)畢業(yè)生檔案時(shí)，需將《畢業(yè)生檔案編號(hào)登記表》用A4紙打印一份，加蓋系（院）公章，負(fù)責(zé)人在首頁(yè)公章處簽字，一并將電子表格報(bào)校企合作與就業(yè)指導(dǎo)中心；

2、檔案袋書寫要用黑色或藍(lán)黑色鋼筆或黑色中性筆，字體要公正、字跡清晰；

3、相關(guān)檔案材料整理配檔表見附件。未盡事宜另行通知。

五、該辦法由校企合作與就業(yè)指導(dǎo)處負(fù)責(zé)解釋。