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作者:王劍軍

2002年經(jīng)合組織（OECD）國家的留學生數(shù)量達到了190萬，占各國學生總數(shù)的5.3%，其中瑞士、澳大利亞、奧地利分別以17%，14%，12%位列三甲。［1］留學生數(shù)量的擴大，反映了一個國家經(jīng)濟的發(fā)展和文化影響力的增強。我國2010年頒布的《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》提出“進一步擴大外國留學生規(guī)模。增加中國政府獎學金數(shù)量，重點資助發(fā)展中國家學生，優(yōu)化來華留學人員結構?！痹趪艺叩耐苿酉拢嚓P高校積極參與，來華留學生達到了空前的發(fā)展規(guī)模。2011年來華留學生人數(shù)已超過26萬人，來自194個國家和地區(qū)。［2］通過為來華留學生建立檔案，形成其學習、生活、工作的原始記錄，可以化解日益增長的來華留學生給各個高校帶來的管理困境，對于提高留學生管理水平具有重要意義。

一、來華留學生檔案的內容

從檔案載體來看，來華留學生檔案包括紙質檔案和電子檔案。其中紙質檔案主要包括入學申請表、身份證件（護照）復印件、外國來華人員來華簽證申請表（JW202表）、漢語水平考試（HSK）成績單、最高學歷證書復印件、成績單、學籍變動申請或審批表和學校要求的其他相關材料等。電子檔案主要是通過“來華留學生管理信息系統(tǒng)”所記錄的外國來華留學生的基本信息、分班信息、證照信息、住宿信息、獎懲信息、獎學金信息、保險信息、健康信息、選課信息、活動信息、突發(fā)事件、離校信息等數(shù)據(jù)庫信息。［3］

從形成主體來看，來華留學生檔案包括教育及相關部門形成的檔案和留學生形成的檔案。前者包括教育部門在招生、教學、管理等活動中形成的檔案；后者包括留學生在學習、工作、生活中形成的學籍檔案、實習檔案、健康檔案等等。

從學習階段來看，來華留學生檔案包括入學申請、在校學習、畢業(yè)離校三個階段的檔案。入學申請階段的檔案包括外國留學人員來華簽證申請表（JW202表）、入學申請材料、錄取通知書、護照復印件、簽證復印件、留學生的居住信息和聯(lián)系方式、健康證明材料、居留許可復印件。在校學習階段的檔案包括進修生的課程設置資料、教學安排資料、考試成績、學習證明、學歷生的培養(yǎng)方案、必修和選修課的具體信息以及相應的學分、學歷和學位證書復印件，以及在校學習、生活期間形成的其它的材料，如獲獎證書、參加某項活動后的證書、紀念品等。［4］留學生畢業(yè)檔案包括畢業(yè)生就業(yè)檔案、留學生校友檔案等等。

二、來華留學生檔案的作用

1.對留學生個人的作用。來華留學生檔案是留學生在高校學習、生活、工作的最原始記錄，可以起到證明其學習經(jīng)歷的作用。對于留學生個人來說，在其畢業(yè)離校后，無論是繼續(xù)求學深造或者求職，其檔案都會成為證明其資歷的重要憑證。查詢和認證是目前留學生檔案最為頻繁的一種利用方式。留學生在校表現(xiàn)、成績查詢、學位認證都需要通過檔案這種原始的真實記錄來完成。［5］

2.對高等學校的作用。一是提高留學生管理水平，通過及時收集、整理留學生檔案，有利于全面掌握留學生的學習、生活和居留情況，根據(jù)留學生個人情況因材施教，實現(xiàn)人性化和科學化的管理。二是通過對留學生畢業(yè)檔案、校友檔案的管理，了解離校留學生的動態(tài)。通過建立來華留學生畢業(yè)生就業(yè)狀況檔案，了解畢業(yè)生就業(yè)狀況，一方面能夠完整地了解畢業(yè)生走向社會的反饋情況，另一方面又能夠為學校提供專業(yè)需求狀況，及時修正人才培養(yǎng)工作的偏差，也為學校及時調整專業(yè)起導向作用。詳細的留學生檔案可以為高校在留學生教學、科研計劃，師資、留管干部培訓計劃，招生計劃以及學校制定短期目標、長期規(guī)劃、地區(qū)留學生管理政策、國際交流方面等提供有力的信息支持。［6］

3.對社會其他機構的作用。社會上其他機構也需要利用留學生檔案，如駐外使館、國外學校、公司經(jīng)常通過電話、電子郵件要求確認某學生身份。［7］在經(jīng)濟全球化日益成為歷史潮流的今天，國際交流合作在社會各領域凸顯出越來越重要的作用。國際交流指標成為衡量全球化水平的重要指標之一，而外國來華留學生的規(guī)模及發(fā)展狀況也成為國際交流指標的重要內容。因此，在各高等院校和相關單位的發(fā)展規(guī)劃綱要中常常涉及外國來華留學生的數(shù)量、分類、國別等信息，來華留學生檔案可以滿足這一要求。［8］此外，這些檔案也是進行其他研究的重要參考資料，如，研究留學生教育對輸入國、輸出國以及第三國經(jīng)濟發(fā)展的作用，就要以留學生檔案作為重要資料。［9］

三、來華留學生檔案管理的現(xiàn)狀

1.留學生檔案管理制度。我國早在1989年就頒布了6號令《普通高等學校檔案管理辦法》，但是該辦法規(guī)定的外事類檔案主要包括“學校有關人員出席國際學校會議（含在國內舉辦的），出國考察、講學、合作研究、進修及學校聘請的外籍、港澳專家與教師在教學、科研及其他有關活動中形成的文件材料；授予中、外學者、著名社會活動家名譽職務的有關材料等?！辈]有明確提及留學生檔案該如何管理。直到1994年國家教委頒發(fā)了《高等學校檔案實體分類法》，留學生檔案才有一個專門的類目代號WS15，作為一級類目“外事檔案”的第五個二級類目。2008年教育部頒布的27號令《高等學校檔案管理辦法》確定外事類檔案包含“學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳臺地區(qū)專家、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料”。在這些制度的指導下，我國的留學生檔案管理工作開始走入正軌。

2.留學生檔案管理機構。由于各高校留學生規(guī)模不同，每個學校都會根據(jù)各自的實際情況指定一些機構管理留學生檔案。有的高校由專門的留學生部負責留學生的招生和所有管理工作；有的高校由國際合作與交流處負責留學生招生和主要管理工作，把學歷教育的具體工作放到相應的院系；有的高校由國際合作與交流處負責留學生招生，教務處或留學生部負責教學等等?？梢钥闯鲈谟械膶W校，不同類型的留學生檔案由不同部門形成和保管。于是留學生檔案出現(xiàn)了多頭管理的現(xiàn)象。

3.留學生檔案保存與利用。從保存機構來看，大多數(shù)高校均規(guī)定整理后的留學生檔案要移交綜合檔案館（室）統(tǒng)一保存，而綜合檔案館（室）需要監(jiān)督、指導、檢查相關部門作好留學生文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作，檢查驗收留學生檔案是否完整、準確和系統(tǒng)。從保存期限來看，很多高校比較謹慎，大部分檔案都是永久保存。例如，廣東商學院的留學生檔案就分成9小類，除了3類材料長期保存外，其余全是永久保存：錄取審批材料（永久）；學籍登記表、學籍卡片（永久）；留學生學籍管理規(guī)定（永久）；學習情況、成績及評語（永久）；學生名冊（永久）；留學生獎懲材料（永久）；教學計劃、大綱、安排（長期）；學位論文及學位證書復印件（長期）；學生去向及有關材料（長期）。然而大多數(shù)學校沒有制定出切實可行的提供利用的措施。這說明檔案工作中普遍存在的“重保存、輕利用”的現(xiàn)象在留學生檔案這一領域依然存在。

四、加強來華留學生檔案管理的對策

1.完善來華留學生檔案管理制度。首先，根據(jù)國家的相關制度，結合本單位的實際情況，制定切實可行的留學生檔案管理制度；其次，建立留學生檔案分類體系，明確歸檔范圍?？梢詤⒄崭叩葘W校檔案實體分類方法，在原有二級類目WS15下面增設三級類目，并在每個三級類目下面列出歸檔范圍，這樣既具體又簡潔，在整理文件材料時，一目了然。例如江南大學就增設了四個WS15的三級類目，綜合類、博士和碩士生材料、本科生材料、進修性材料。［10］再次，要建立相關部門之間的協(xié)調機制。由于多頭管理的關系，留學生檔案來源相對分散，涉及較多的部門，需要協(xié)調各形成機構之間的關系，包括留學生處、外事辦公室、院系留學生管理辦公室、教研室等相關部門。通過高校檔案館（室）統(tǒng)籌規(guī)劃分工合作，實現(xiàn)留學生檔案的全面、全程管理。

2.對相關工作人員進行培訓。高校留學生檔案管理工作的實際情況大都是由檔案館（室）進行業(yè)務指導，而由相關的職能部門進行檔案的收集、整理工作，留學生畢業(yè)之后再將整理好的檔案移交檔案館（室）。所以留學生檔案工作的質量取決于具體業(yè)務部門的工作人員。而這些人員大多屬于兼職行使檔案管理的職責。因此，為了提高相關職能部門的檔案意識和工作水平，需要對負責留學生檔案管理工作的人員進行培訓。

3.加強來華留學生電子檔案管理。自從教育部2004年9月1日起在全國各省級教育行政部門、各接受來華留學生的高等學校正式啟用“全國來華留學生管理信息系統(tǒng)”以來，越來越多的留學生檔案將以電子檔案的形式存在，這為網(wǎng)絡環(huán)境下開展留學生檔案的利用工作奠定了基礎。該系統(tǒng)涵蓋了來華留學工作中招生、教學、生活服務和管理、留華畢業(yè)生工作等四個基礎環(huán)節(jié)，具備日常管理、教育質量評估、留學生數(shù)據(jù)庫、留華畢業(yè)生檔案、留學生數(shù)據(jù)統(tǒng)計等功能。為適應網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息管理、利用的需要，還有必要開展留學生紙質檔案的數(shù)子化工作。在數(shù)字化過程中，需要制定著錄標準，建立高素質的著錄隊伍，加強著錄組織工作，提高著錄質量。

參考文獻：

［1］DreherA，PoutvaaraP.ForeignStudentsandMigrationtotheUnitedStates.WorldDevelop?ment.2011.39（8）.

［2］陸應飛.試論留管教師的基本素質.外國留學生工作研究2011（2）.

［3］王芳周允旭陳亮.淺談外國來華留學生檔案信息的管理和存放.科技天地2010（8）.

［4］李立冬.高校留學生檔案工作芻議.外國留學生工作研究2010（2）.

［5］尹珊珊.外國留學生檔案管理存在的問題及改進策略.產業(yè)與科技論壇2011（3）.

［6］劉哲郭寧.日本留學生檔案數(shù)據(jù)的質量控制.黑龍江史志2010（22）.

［7］王利偉.建立來華留學生檔案追蹤機制探析.蘭臺世界2011（4）.

［8］黃廷義.做好留學生檔案管理促進留學生教育發(fā)展.蘭臺世界2007（9）.

［9］HeatonC，ThrosbyD.Benefit-Costanalysisofforeignstudentflowsfromdevelopingcountries：Thecaseofpostgraduateeducation.EconomicsofEducationReview.1998.17（2）.

［10］徐溶.外國留學生檔案規(guī)范管理之我見.黑龍江史志2009（12）.

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