畢業(yè)生檔案是干部人事檔案的重要組成部分，是用人單位了解畢業(yè)學生學習、工作、生活和成長情況的真實依據。為按時高質量做好2019屆畢業(yè)生檔案管理工作，確保畢業(yè)生檔案材料齊全、準確與檔案的安全,請各學院按照《石河子大學普通本?？茖W生檔案管理辦法》(石大校發(fā)〔2018〕183號)文件精神和要求，抓好落實。具體強調如下：
一、畢業(yè)生檔案應包含如下材料：
1.石河子大學錄取通知書原件
2.高中檔案材料
3.檔案成績單（定制版底紋紙，A4橫向，檔案成績單；注明畢/結業(yè)狀態(tài)，學位授予信息，加蓋審核印章）
4.畢業(yè)生登記表
5.畢業(yè)生就業(yè)通知書（報到證）復印件
6.黨（團）材料
7.在校期間校級、院級評優(yōu)、處分（含解除處分）材料
8.其他材料
二、畢業(yè)生登記表填寫和照片要求
1.《畢業(yè)生登記表》一式兩份，填報要做到嚴肅認真。由學院指導學生自行填寫，表中所填寫內容由學生所在學院負責進行審核、確認。填寫時一律用鋼筆或簽字筆(黑色)，不得使用圓珠筆或鉛筆，要求字跡整潔清晰。
2.表內所列項目要全部、如實填寫，不留空白。如有情況不明無法填寫時，應寫“不清”“或左邊“”右邊不詳”及原因；如無該項情況亦應寫“無”。表格中涉及到的“學院”、“專業(yè)”必須填寫全稱?！霸妹比缬袆t如實填寫，無則填寫無。學習經歷及社會經歷：依時間順序填寫本人從小學以來的學習和工作經歷，經歷時間上應連續(xù)，不得出現(xiàn)空白階段。大學期間赴外校交流學習一年及以上的應予以填寫。文化程度寫為“本科”或“?？啤?。成績排名可以按入學以來所有學期的平均學分績點進行排名計算，綜合測評學院自己評定。畢業(yè)生登記表照片建議統(tǒng)一使用學歷圖像采集的一寸照片?！皞€人總結”，由學生本人填寫，內容包括本人在校期間思想政治表現(xiàn)、學業(yè)情況及其它方面的表現(xiàn)，實事求是地評價自己的優(yōu)點和成績，指出不足和努力方向，篇幅不宜過短）。具體請參照填寫說明。
3.《畢業(yè)生登記表》歸檔流程：
院系鑒定——學院審核、蓋章——學校審核、蓋章——1份提交至學籍科裝盒后轉學校檔案室（附班級花名冊1份，按學號有小到大順序排列）——1份由學院裝入學生個人檔案。
三、2019屆畢業(yè)生檔案轉遞工作流程
1.學院組織學生確認檔案轉遞信息。
學院按照學工部就業(yè)指導中心發(fā)布的《關于做好石河子大學2019屆本?？飘厴I(yè)生報到證、檔案轉寄信息核對的通知》要求，組織學生核準、確認就業(yè)信息和檔案轉遞信息，具體見石河子大學就業(yè)網
2.就業(yè)指導中心將審核后的畢業(yè)生檔案收寄信息報教務處學籍科。
3.教務處學籍辦聯(lián)系中國郵政打印畢業(yè)生檔案EMS郵寄單并掃碼登記EMS單號。
4.學院交寄檔案。教務處學籍科協(xié)同郵政局工作人員帶EMS郵寄單到學院，統(tǒng)一清點登記辦理檔案交寄業(yè)務（按照檔案郵寄要求，使用檔案專用袋、密封條密封蓋章貼郵寄單）。學生檔案收寄以學院為單位，先報《畢業(yè)生檔案收寄信息表》并整理完檔案的學院先予以收寄。
5.學生跟蹤并確認檔案到達情況。學生跟蹤主動向本人檔案接收單位或用人單位詢問檔案是否郵寄到達。
（一）以下情況的學生檔案不予郵寄或單獨處理：
1.2019屆結業(yè)、西部計劃畢業(yè)生檔案打印移交清單后簽字交由學籍管理辦公室保管。
2.考入本校本學院研究生的檔案直接轉交學院研究生辦公室；考入本校外院研究生的打印移交清單經簽字后移交相應學院研究生辦公室。
3.定向生檔案由學院轉交或單獨郵寄給定向協(xié)議單位。
4.郵寄地址為石河子人才交流中心的，單獨移交學籍管理辦公室后轉交石河子人才交流中心。
（二）需郵遞畢業(yè)生檔案處理
由學院根據畢業(yè)生就業(yè)信息填寫畢業(yè)生檔案郵遞單，郵遞單填寫要求如下：
1.畢業(yè)生檔案轉遞地址填寫請注意如下幾方面：
畢業(yè)生到各類非公有制單位、各類民營機構或無人事管理權的單位工作時，檔案不能寄到單位，只能到工作地或生源地縣級及以上人才交流中心；畢業(yè)生到鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作，鄉(xiāng)鎮(zhèn)無人事檔案接收權，檔案不能寄到鄉(xiāng)鎮(zhèn)，只能寄到縣級及以上人力資源和社會保障局人才交流中心。
2.郵寄信息必須包括如下幾項：
l寄件人信息：寄件人姓名、電話/手機號、單位名稱和地址
l收件人信息：收件人姓名、收件人電話/手機、收件人單位名稱、地址
l備注信息：所郵寄檔案的學生姓名和檔案份數(shù)。
3.單位出具調檔函要求提前提檔，且調檔函中注明允許個人攜帶的，由學院負責檢查學生檔案材料是否齊備后，使用檔案專用密封條予以密封后加蓋檔案專用章，告知學生個人攜帶檔案離開責任自負，經學生本人簽字后帶走。在學生檔案轉遞信息中予以備注“個人提前提檔”。
4、考取外校研究生的應屆畢業(yè)生檔案按檔案接收地址應優(yōu)先轉遞。
5、自費出國留學的畢業(yè)生根據實際情況，可自愿將檔案托管于教育部出國留學服務中心或其他人才服務中心。（注：畢業(yè)生須先與教育部出國留學服務中心或其他人才服務中心聯(lián)系并辦理相關手續(xù)。）
（三）檔案郵寄情況查詢
我校畢業(yè)生檔案將在7月開始分批通過郵政EMS標準快遞發(fā)出。畢業(yè)生應在畢業(yè)后3個月內主動向本人檔案接收單位詢問檔案是否寄達到單位，并辦理相關存檔手續(xù)。檔案的快遞單號信息將由學院發(fā)布給學生，畢業(yè)生在獲得EMS快遞單號信息后，自行跟蹤檔案的去向（或
如檔案寄出后去向不明，3個月內仍查找無果，請及時與學校學籍管理辦公室聯(lián)系。郵政局出函查詢時間為檔案寄出后4個月以內，延誤查詢，產生的后果將由本人承擔。
四、特殊情況
1.畢業(yè)生在就業(yè)過程中，如就業(yè)單位有變更，應在派遣方案確定前及時到學校學工部就業(yè)指導中心更改有關信息。（注：為確保及時、準確、安全妥投每位畢業(yè)生檔案，學校檔案集中辦理檔案郵寄期間，不辦理地址改派。）
2.同專業(yè)同名同姓的同學，到單位后請及時注意查收檔案材料并確認是否為本人檔案，如發(fā)現(xiàn)任何問題請立即與學院檔案管理人員或教務處學籍辦聯(lián)系。
3.多份學生檔案按一個郵寄單郵寄時，應備注明確檔案份數(shù)及相應學生專業(yè)、姓名。
五、工作要求
各學院應高度重視畢業(yè)生檔案管理工作，認真、細心做好畢業(yè)生檔案材料入檔、審核、轉遞等工作，防止檔案材料遺漏、缺失、填報錯誤等問題的發(fā)生。學院應建立畢業(yè)生檔案審核責任人制度。
六、咨詢電話
聯(lián)系電話：0993-
地址：石河子大學教務處學籍管理辦公室
教務處學籍管理辦公室
2019年6月3日
