校內(nèi)各單位：
為做好我校2021屆畢業(yè)生檔案的歸檔工作，現(xiàn)將歸檔工作的有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、歸檔內(nèi)容及要求
（一）畢業(yè)生登記表
各學(xué)院（部）須在畢業(yè)生登記表封面右上角用鉛筆填寫學(xué)號(hào)，登記表內(nèi)各項(xiàng)應(yīng)逐項(xiàng)按要求填寫，各時(shí)間欄不能空白，且不能出現(xiàn)先后順序的時(shí)間邏輯錯(cuò)誤。學(xué)校審核意見欄需加蓋學(xué)校公章，請(qǐng)各學(xué)院（部）在教務(wù)處加蓋畢業(yè)資格審核章后及時(shí)與校辦聯(lián)系，蓋章后的登記表按《畢業(yè)生材料登記表》的順序依次排序。
（二）畢業(yè)成績單
加蓋印章的畢業(yè)成績單，夾入該畢業(yè)生登記表內(nèi)。
（三）本科生畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）評(píng)定表
注明裝入學(xué)生檔案的一份畢業(yè)論文評(píng)定表（原件），與成績單一起夾入畢業(yè)生登記表內(nèi)。特別提醒：院級(jí)優(yōu)秀論文須教學(xué)院長簽字并加蓋學(xué)院（部）公章，校級(jí)論文須再加教務(wù)處處長簽字。
（四）報(bào)到證
6月7日起，省高校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心將依據(jù)各高校報(bào)送的就業(yè)方案生成電子報(bào)到證，各學(xué)院（部）需把電子報(bào)到證打印紙質(zhì)版，并與成績單、論文評(píng)定表等一起夾入該畢業(yè)生登記表內(nèi)。
(五)黨員檔案
各黨總支、直屬黨支部須于6月16日前將已轉(zhuǎn)為正式黨員的2021屆畢業(yè)生入黨材料密封并移交檔案室。
(六)其它
如評(píng)優(yōu)登記表、獎(jiǎng)懲材料、實(shí)習(xí)成績報(bào)告等需存入檔案的材料，應(yīng)一并夾入該畢業(yè)生登記表內(nèi)。
二、畢業(yè)生檔案去向說明
（一）已簽訂就業(yè)協(xié)議書（有報(bào)到證）畢業(yè)生檔案
畢業(yè)生在與就業(yè)單位簽訂就業(yè)協(xié)議書時(shí)應(yīng)仔細(xì)核對(duì)檔案接收信息。
1.單位接收畢業(yè)生戶檔關(guān)系(具有人事檔案管理權(quán)限的國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和國有企業(yè))：可以直接派遣，“報(bào)到證簽往單位名稱”直接填報(bào)中央、省直單位名稱，檔案隨寄到就業(yè)單位；
2.單位不接收畢業(yè)生戶檔關(guān)系，由單位委托?。ㄊ校┘?jí)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事代理：“報(bào)到證簽往單位名稱”填報(bào)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)名稱，檔案隨寄到公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)；
3.單位不接收畢業(yè)生戶檔關(guān)系，由畢業(yè)生自理：“報(bào)到證簽往單位名稱”原則上填報(bào)生源地畢業(yè)生就業(yè)主管部門名稱，檔案隨寄返回原籍。
（二）未簽訂就業(yè)協(xié)議書（有報(bào)到證）畢業(yè)生檔案
未簽訂就業(yè)協(xié)議書畢業(yè)生（包括準(zhǔn)備出國留學(xué)的畢業(yè)生），“報(bào)到證簽往單位名稱”原則上填報(bào)生源地畢業(yè)生就業(yè)主管部門名稱，檔案隨寄返回原籍。
（三）畢業(yè)未就業(yè)，可按學(xué)生意愿戶檔留校兩年
根據(jù)廣東省教育廳《廣東省教育廳關(guān)于做好2021年廣東省高校畢業(yè)生報(bào)到證簽發(fā)和就業(yè)信息報(bào)送工作通知》，畢業(yè)生離校前尚未落實(shí)就業(yè)去向的，按照政策可派遣回生源地，也可根據(jù)學(xué)生意愿填報(bào)就業(yè)方案設(shè)置為“暫不派遣”，戶口、檔案可在學(xué)校保留最長兩年時(shí)間。兩年后，未辦理檔案派遣的畢業(yè)生檔案，將由學(xué)校統(tǒng)一派回畢業(yè)生生源地原籍。已落實(shí)就業(yè)去向但仍在辦理相關(guān)手續(xù)（如體檢、政審等）的畢業(yè)生，為簡化學(xué)生辦事流程，可將畢業(yè)生設(shè)置為“暫不派遣”，待就業(yè)接收手續(xù)辦理完畢后再申請(qǐng)派遣。
（四）考研升學(xué)畢業(yè)生檔案
考研升學(xué)畢業(yè)生憑調(diào)檔函進(jìn)行派遣，個(gè)人確認(rèn)檔案郵寄地址。由各學(xué)院（部）畢業(yè)生檔案工作負(fù)責(zé)人收集調(diào)檔函，統(tǒng)一移交到檔案室。
（五）港澳臺(tái)畢業(yè)生
按照《教育部辦公廳關(guān)于做好在內(nèi)地（祖國大陸）普通高校就讀的港澳臺(tái)應(yīng)屆畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)工作的通知》（教學(xué)廳﹝2017﹞9號(hào)）要求，對(duì)有就業(yè)意愿，并持有內(nèi)地（祖國大陸）有效接受證明的港澳臺(tái)畢業(yè)生簽發(fā)報(bào)到證，辦理手續(xù)和要求與內(nèi)地生一致。
（六）延期畢業(yè)學(xué)生檔案
延期畢業(yè)的學(xué)生檔案，留存檔案室，直至其畢業(yè)。
（七）未畢業(yè)學(xué)生檔案
因各種原因不能畢業(yè)的學(xué)生，其檔案在學(xué)籍有效期內(nèi)，保留在檔案室。超出學(xué)籍有效期后，檔案室不再有繼續(xù)保管其檔案的義務(wù)。
三、畢業(yè)生檔案歸檔工作流程
（一）畢業(yè)生信息報(bào)備
各學(xué)院（部）須于6月11日前向檔案室提交《畢業(yè)生檔案派遣信息表》及《畢業(yè)生檔案材料登記表》電子版，紙質(zhì)版于畢業(yè)材料移交當(dāng)天打印簽字蓋章并提交。（詳見附件1《畢業(yè)生檔案派遣信息表》及附件2《畢業(yè)生檔案材料登記表》）。
（二）就業(yè)派遣、考研升學(xué)畢業(yè)生
1.畢業(yè)生零散檔案材料移交
畢業(yè)生零散檔案材料包括在校期間的獎(jiǎng)懲材料和黨員發(fā)展材料。請(qǐng)各學(xué)院（部）負(fù)責(zé)老師務(wù)必于6月16日前將需歸檔的畢業(yè)生零散檔案材料，在移交當(dāng)天提交電子表格《移交零散檔案材料介紹信》和《移交零散檔案材料清單》（見附件3）后，將紙質(zhì)版表格及畢業(yè)生零散材料送交檔案室。
2.畢業(yè)生檔案材料移交
畢業(yè)生檔案材料包括畢業(yè)生登記表、畢業(yè)成績單、本科生畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）評(píng)定表和報(bào)到證。學(xué)院（部）學(xué)生檔案負(fù)責(zé)人在整理畢業(yè)生檔案時(shí)，要確保所有歸檔材料的手續(xù)完備，須有“簽名、日期、公章”等。辦理檔案移交時(shí)，請(qǐng)將同一學(xué)生的所有材料歸集到一起，所有材料需嚴(yán)格按照《畢業(yè)生檔案材料登記表》（見附件2）順序排序。
3.考研升學(xué)畢業(yè)生調(diào)檔函移交
請(qǐng)各學(xué)院（部）于6月16日前將調(diào)檔函統(tǒng)一移交到檔案室（復(fù)印件也可），務(wù)必可以清晰看到地址。并于裝檔時(shí)根據(jù)調(diào)檔函要求做好畢業(yè)生檔案的歸檔及裝袋工作。
4.畢業(yè)生檔案裝袋
各學(xué)院（部）負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案的老師，須組織相應(yīng)的工作人員按照統(tǒng)一安排的時(shí)間到檔案室裝檔。進(jìn)檔案室裝檔之前，務(wù)必按要求仔細(xì)盤點(diǎn)，認(rèn)真核對(duì)。
5.畢業(yè)生檔案密封分揀
所有檔案裝檔完畢后密封，然后分揀，須按考研升學(xué)、就業(yè)派遣畢業(yè)生檔案、未畢業(yè)（包括非內(nèi)地就業(yè)港澳臺(tái)）學(xué)生檔案、暫不派遣學(xué)生檔案四種類別分揀，如有特殊情況須按要求做登記及備注。
6.畢業(yè)生檔案郵寄
根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》及教育部、國家保密局等單位發(fā)出的相關(guān)規(guī)定和通知，學(xué)生檔案不屬于國家秘密載體，不適于機(jī)要通信渠道寄遞范圍，自2015年6月1日起，各級(jí)機(jī)要通信機(jī)構(gòu)已停止收寄和投遞所轄各大專院校、人社部門及所屬各級(jí)人才交流中心的各類“學(xué)生檔案”。我校畢業(yè)生檔案將通過郵政EMS寄送。
檔案室負(fù)責(zé)與郵局對(duì)接，并完成快遞裝袋，將畢業(yè)生檔案派遣數(shù)據(jù)傳遞至快遞公司，快遞公司做編號(hào)處理后，到現(xiàn)場交接，EMS發(fā)送。
7.畢業(yè)生檔案跟蹤服務(wù)
交EMS投遞后，快遞公司在一周內(nèi)反饋投遞信息清單，清單包括EMS投遞號(hào)、接收單位、接收人姓名、接收時(shí)間等必要信息。學(xué)生可在校園網(wǎng)教學(xué)平臺(tái)專欄“畢業(yè)生檔案查詢”處查詢個(gè)人檔案投遞信息，查詢網(wǎng)址(注意：EMS單號(hào)信息僅供4個(gè)月的查詢期，過期投遞信息將被刪除。)學(xué)生日后也可通過“廣東大學(xué)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)”微信小程序查詢。
與此同時(shí)，EMS投遞成功后，會(huì)發(fā)送投遞信息至《就業(yè)派遣畢業(yè)生明細(xì)表》里學(xué)生預(yù)留的手機(jī)號(hào)。請(qǐng)學(xué)生務(wù)必在確認(rèn)檔案成功投遞后，到檔案接受地查詢確認(rèn)，辦理檔案托管手續(xù)。
四、延期畢業(yè)學(xué)生檔案辦理
延期畢業(yè)的學(xué)生檔案，留存檔案室，直至其畢業(yè)。在學(xué)生拿到畢業(yè)證后，學(xué)院（部）須讓學(xué)生填寫畢業(yè)生登記表并蓋章，打印畢業(yè)成績單，與畢業(yè)論文評(píng)定表一起，交檔案室裝入檔案，以避免學(xué)生在提取檔案時(shí)因檔案資料不全而臨時(shí)補(bǔ)辦帶來不便。
五、退學(xué)學(xué)生檔案辦理
因各種原因不能畢業(yè)或申請(qǐng)轉(zhuǎn)學(xué)的學(xué)生，其檔案在學(xué)籍有效期內(nèi)，保留在檔案室。超出學(xué)籍有效期后，檔案室不再有繼續(xù)保管其檔案的義務(wù)。退學(xué)的學(xué)生可憑教務(wù)處開具的“退學(xué)證明”并提交由檔案接收單位出具的“調(diào)檔函”調(diào)取檔案。
六、歸檔時(shí)間
請(qǐng)各學(xué)院（部）組織6-12位工作人員，按統(tǒng)一安排時(shí)間，指定帶隊(duì)人員到檔案室裝檔，具體時(shí)間安排見下表：
6月21日
應(yīng)用數(shù)學(xué)學(xué)院、設(shè)計(jì)學(xué)院
第一批畢業(yè)生檔案歸檔
6月22日
物流學(xué)院、藝術(shù)與傳播學(xué)院
6月23日
外國語學(xué)院、左邊法律右邊與行政學(xué)院
6月24日
教育學(xué)院、工程技術(shù)學(xué)院
6月25日
不動(dòng)產(chǎn)學(xué)院、信息技術(shù)學(xué)院
6月28日
文學(xué)院、管理學(xué)院
6月29日
國際商學(xué)部、運(yùn)動(dòng)與休閑學(xué)院
6月30日
補(bǔ)報(bào)第二批派遣信息及歸檔
7月1日
統(tǒng)計(jì)排序、核對(duì)交寄清單、交寄檔案
7月2日
清理統(tǒng)計(jì)遺留檔案
7月5日
遺留檔案入庫
7月6日
整理數(shù)據(jù)上報(bào)省系統(tǒng)，開通校官網(wǎng)畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)
7月7日后
發(fā)送快遞信息至學(xué)生預(yù)留手機(jī)號(hào)，接受零散派遣
七、工作要求
畢業(yè)生個(gè)人檔案歸檔工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅細(xì)致的工作，畢業(yè)生檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性關(guān)系到學(xué)生畢業(yè)后的就業(yè)、保險(xiǎn)、養(yǎng)老、出國等一系列重大問題，是學(xué)生和社會(huì)用人單位滿意度的重要考量指標(biāo)。學(xué)院（部）要高度重視、認(rèn)真組織，并指定專人對(duì)歸檔材料認(rèn)真鑒定、審核、蓋章等，杜絕漏裝、錯(cuò)裝，確保畢業(yè)生個(gè)人檔案歸檔工作按時(shí)保質(zhì)完成。
如對(duì)上述安排有任何疑問，請(qǐng)及時(shí)與校辦檔案室成老師溝通，聯(lián)系電話：。
特此通知。
附件:1.《畢業(yè)生檔案派遣信息表》
附件1畢業(yè)生檔案派遣信息表.xlsx
2.《畢業(yè)生檔案材料登記表》
附件2畢業(yè)生檔案材料登記表.xlsx
3.《移交零散檔案材料介紹信》和《移交零散檔案材料清單》
附件3移交零散檔案材料介紹信和移交零散檔案材料清單.docx
北京師范大學(xué)珠海分校學(xué)校辦公室
2021年5月31日
